Gestão de uniformes: o que é e por que é tão importante?

Fazer a gestão de uniformes é tão essencial quanto confeccionar peças alinhadas aos objetivos da sua empresa. A questão é tão séria que existem até sistemas para realizar essa administração. Ela garante o sucesso total depois de você ter definido, com um olhar estratégico, quais as peças mais adequadas. Também evitam uma série de problemas. 

Neste artigo, você vai entender como realizar a gestão dos uniformes. Fique com a gente e termine a leitura com informações preciosas para sua marca.

Gestão de uniformes: o que é?

É a gestão de todas as etapas que abrangem o ciclo de vida útil de um uniforme: do pedido, passando pela reposição ao descarte. Ao realizar a administração das peças de maneira profissional, as empresas têm mais controle sobre a situação das peças. 

Dessa forma, é possível saber quando é necessário confeccionar novos uniformes e entender a situação do estoque.

Preciso de algum sistema para fazer gestão de uniformes?

Não necessariamente, mas ter um sistema de gestão de uniformes vai ajudá-lo a otimizar seu tempo, a organização, acesso e compartilhamento dos dados. Você também pode utilizar uma tabela na qual conste os seguintes itens:

• Estoque
• Entrega
• Solicitação de novas peças
• Uniformes danificados
• Reposição
• Devolução (de funcionários desligados)

Um software para administrar as peças corporativas é especialmente interessante para empresas de grande porte, onde é mais difícil administrar a gestão de uniformes com planilhas.

Na W3, grandes clientes, com contrato de fornecimento contínuo de uniformes, têm acesso a um sistema para solicitar as peças. Ainda consta as regras de dress code para a equipe. Ele não substitui um sistema para a administração interna dos uniformes, é complementar a ele.

O que devo incluir em minha gestão de uniformes?

Os grandes softwares do mercado abrangem as seguintes etapas:

• Inclusão de Uniformes
• Solicitar/Alterar Uniforme
• Realizar Entrega de Uniforme
• Troca/Substituição de Uniformes
• Trocas Pendentes
• Devolução de Uniformes
• Impressão do Termo de Entrega

Você pode incluir campos personalizados que são interessantes para sua empresa.

Controle de distribuição

Para entregar a quantidade de uniformes correta, no período certo, é preciso ter controle. O software ou a planilha utilizada por você deve conter a previsão de quando substituir a peça. 

É interessante entender o tempo útil estimado da peça, até mesmo para avaliar se a substituição está sendo realizada no tempo correto ou se as roupas tiveram durabilidade abaixo do esperado.

Esse controle vai ajudá-lo a avaliar se não vale a pena investir em materiais mais reforçados também ou se na realidade da sua empresa é necessário reposições com uma frequência maior. 

Processos de higienização de uniformes

Alguns setores exigem que a higienização fique a cargo da empresa. São áreas em que a higiene é ainda mais importante, como o setor hospitalar e a indústria alimentícia. 

Ter um campo no qual você consegue entender quais peças foram higienizadas, com as etapas necessárias, vai ajudar muito na gestão dos uniformes, o que refletirá na segurança.

Renovação de peças

Como já pincelamos anteriormente, as peças têm uma vida útil esperada. Ter a previsibilidade de quando é preciso fazer a substituição é essencial para que os colaboradores não trabalhem com uniformes desgastados. 

Roupas de trabalho em condições precárias comprometem a imagem da empresa, a autoestima do time e até a segurança do trabalhador, a depender das tarefas dele.

O time terá um engajamento mais baixo se os uniformes forem substituídos em tempo hábil. Embora possa ser apenas uma falha na gestão, a equipe pode interpretar como descaso.

Fabricação e estoque para novos colaboradores

O estoque e solicitação de novas peças são essenciais para que ninguém fique dias sem trabalhar uniformizado no início da jornada em sua empresa. Um sistema ou tabela para gerir as roupas corporativas pode calcular automaticamente quantas peças você precisa ter e a numeração para que cheguem antes de o novo profissional assumir o cargo.

Também é necessário ter um bom fornecedor de uniformes que atenda seus pedidos na velocidade que você precisa. Como mencionamos, na W3 as empresas das quais somos fornecedores com contrato podem pedir as peças via software. Ao ter as informações, você consegue realizar o pedido de forma fácil e rápida. Já a fábrica consegue atender em um prazo menor. 

Descarte correto de uniformes

Mesmo se sua empresa tiver uma central de reparos de pequenas avarias no uniforme, chegará a hora de descartar as peças. É de responsabilidade da empresa garantir a destinação correta dessas peças. Há leis municipais e nacionais nas quais são previstas punições, com multa, para quem descartar resíduos sólidos (caso dos uniformes velhos) em local inapropriado.

Existem outras consequências negativas para sua marca. Pessoas que nem conhecem sua empresa podem usar as roupas e a imagem fica abalada porque a falta de cuidado é associada a sua companhia.

Sem contar que as peças têxteis levam bastante tempo para se decompor na natureza e sujam o espaço público, nas cidades.

Dessa forma, tenha previsto o descarte de uniformes usados. Algumas opções são reciclar as roupas, descaracterizar para doação ou até para venda. Temos um artigo detalhado com toda a  legislação e formas de descartar as peças.

Devolução de uniformes 

A maioria das empresas recolhe os uniformes quando há um desligamento. É preciso ter um controle para garantir que as roupas foram devolvidas. Se está pendente, o setor de Recursos Humanos (RH) tem como contactar o ex-colaborador e pedir a devolução das peças. 

Caso contrário, corremos o risco de alguém que não faz mais parte da organização vestir os uniformes. O que, em nossa avaliação, não é tão interessante, principalmente em casos de insatisfação do funcionário quando ele deixou a empresa.

Entre em contato com um consultor da W3!

Comprar uniformes na W3 é ter a certeza de que você será bem assessorado em todas as etapas. Somos especialistas em uniformes estratégicos e em todos os assuntos dessa área. Em nossos quase 19 anos de mercado, aprendemos muito e adoramos compartilhar nosso conhecimento com você. 

Todo cliente nosso tem um consultor especialista em ouvir sua demanda, sanar suas dúvidas e orientá-lo com o que ele avaliar ser necessário. 

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14 de maio de 2022